Vaaliteemani tulevassa puoluesihteerivaalissa kumpuavat ajatuksesta mitkä ovat mielestäni puoluesihteerin pääasialliset tehtävät ja kuinka niitä tulisi kehittää. Tässä siis kiteytettynä ajatukseni puoluesihteerin tehtävistä:

1. Organisaation kehittäjä

Olemme olleet jo useita vuosia ns. iso puolue, mutta tästä huolimatta puolueorganisaatiomme on edelleen pienen puolueen organisaatio. Organisaation kehittämistä on kyllä vuosien mittaan yritetty viedä eteenpäin ja on ymmärrettävää, että esim. vaalit ja niiden läpivieminen on vienyt jatkuvasti resursseja. Tästä huolimatta työ ammattimaisemman, yhtenäisemmän ja tehokkaamman organisaatiotyöskentelyn saavuttamiseksi on aloitettava toden teolla ja sitä on tehtävä pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti.

Tämä tarkoittaa mm. seuraavia asioita:

Toimintatapojen yhtenäistäminen

Meillä on 16 piiriä, joilla on kaikilla hieman omanlaisensa tavat toimia, yhdistyksistä puhumattakaan. Tämä ei ole tehokasta eikä johdonmukaista. Piirien toiminta tulisi saada yhtenäistettyä ja yhteismitallistettua niin, että ”vanhat tavat” saadaan muutettua tehokkaiksi ja toimintaa palveleviksi. Tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että ”ylhäältä” tullaan mikromageroimaan piirien jokapäiväistä työskentelyä vaan piirien työskentelyn vastuuhenkilöt ovat edelleen niiden demokraattisesti valitut johtohenkilöt.

Koulutuksen lisääminen

Yksi merkittävimmistä tekijöistä tehokkaan toiminnan pyörimiseen on johtohenkilöiden tarvittava tietotaito esimerkiksi kokoustekniikasta, yhdistyslaista sekä taloushallinnosta. Tätä koulutusta tulee järjestää systemaattisesti ja järjestelmällisesti ympäri kenttää niin että on jatkuva seuranta siitä mitä on opetettu ja kenelle. Koulutuksen tavoitteena tulee olla tilanne, missä kaikki vastuutehtävissä niin piireissä, valtuustoryhmissä kuin yhdistyksissä olevat osaavat em. asioiden perusteet.

Yhtenä koulutettavana asiana tulisi olla myös omaan organisaatiomme tutustuminen ja sen sisäistäminen. Eli miten menee sisäiset hierarkiat, mikä konklaavi päättää mistäkin asiasta, kenen vastuulla on mikäkin asia jne.

Apua kentälle

Puolueemme vahvuus on aina ollut aktiiviset ja osaavat henkilöt, niin henkilökunnassa kuin kentällä. Varsinkin kentällä poliittista vaikuttamista tehdään pääosin aatteen palolla eli talkootyönä. Ja näin se toki pitää olla jatkossakin. Siitä huolimatta välillä tulee tunne, että talkootyön voimaan luotetaan jopa liikaa ja vaaditaan ihmisiltä valtavasti ponnistuksia oman työn ohella. Varsinkin johtavissa asemissa olevat ihmiset palavat loppuun ja astuvat syrjään, koska aika ja energia ei yksinkertaisesti riitä. Tällainen kehitys ei ole meidän kenenkään etu. On myös hyvä tunnustaa tosiasia, että tällä hetkellä monet puolueen palkkalistoilla olevat työntekijät tekevät hyvää työtä, mutta ovat täysin ylityöllistettyjä ja pääosa työajasta menee todennäköisesti erilaisten tulipalojen sammuttamiseen.

Näin ollen on selvää, että kentälle tarvitaan lisäkäsiä ja suunnitelmallisuutta. Haluan korostaa, että puoluesihteeri ei päätä asioista yksinään vaan asiat tulee suunnitella, valmistella ja toteuttaa yhdessä. Puheenjohtajisto, puoluehallitus, henkilöstö ja kenttäväki. Kaikkien ajatukset tulee saada kasaan, jotta kentän avuntarpeeseen pystytään vastaamaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Sisäisen viestinnän kehittäminen

Organisaation sisäistä viestintää tulisi lisätä sekä kehittää. Mikään ei lietso eripuraa kentällä pahemmin kuin tulkinnanvaraiset ohjeet tai viestit, olemattomasta informaatiosta puhumattakaan. On tietenkin selvää, että kaikkea tietoa ei voi jakaa kaikille organisaation portaille. Mutta on myös yhtä selvää, että esim. piirijohto tulee olla enemmän luottamuksellisen tiedon lähteillä kuin rivijäsen. Sisäisen viestinnän toimintatavoista tulisi laatia selvät ohjeet ja lisätä nykyaikaisia viestinnän välineitä ja tapoja, jotta informaatio kulkisi nopeasti ja tehokkaasti sinne missä sitä tarvitaan ja tarvittaessa eteenpäin välitetään.

Riitatilanteiden ennaltaehkäisy

Jokainen PS-toimija tietää kuinka paljon meitä yritetään kampittaa muiden puolueiden toimesta. Näin ollen olisi ehdottoman suotavaa, että kampittaisimme itse itseämme mahdollisimman vähän. Jokainen sisäinen vääntömme otetaan kilpailijoissa vastaan hymyssä suin. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö sisäistä keskustelua ja kritiikkiä tulisi olla. Sitä pitää olla. Se vaan tulisi meidänkin opetella käymään sisäisesti.

Riitatilanteista ei ikinä päästä kokonaan eroon. Riitatilanteiden ennaltaehkäisyn avainasemassa on juuri em. mainitut asiat: sääntöjen ja kokoustekniikan tunteminen, vastuiden ja päätösvaltojen osaaminen sekä kristallinkirkkaat yhtenäiset toimintatavat organisaation jokaisella portaalla. On tietenkin selvää, että tämän kokoisessa puolueessa tuhansien ihmisten kesken tulee aina olemaan sisäisiä konflikteja. Pahaksi äityneitä riitoja selvittämään pitäisi perustaa erillinen toimielin ja suunnitella selkeät prosessit miten niiden kanssa edetään. Puoluehallituksen kokous ei ole oikea paikka tuntikaupalla selvittää kuka teki mitä, minä vuonna ja kenen yllyttämänä.

2. Puoluejohdon työrukkanen

Puoluesihteeri on ainoa henkilö puoluejohdossa, jonka pääasiallinen työ on olla puoluesihteeri. Puolueen puheenjohtajisto eivät ole päätyökseen puheenjohtajia. Puoluehallituksen tai muiden toimielimien jäsenistä puhumattakaan. Näin ollen pääasiallisena valmistelijana puolueen päätöksenteossa tulee olla puoluesihteeri, tietenkin puheenjohtajiston kanssa tiiviissä yhteistyössä. Tämä tarkoittaa sitä, että puolueen johdon päätöksentekoon tulevat asiat tulee olla mahdollisimman hyvin ja kattavasti valmistellut, jotta niistä voidaan tehdä päätöksiä. Päätöstentekoelimillä tulee olla jo hyvissä ajoin ennen kokousta tiedossaan esityslistan asiat, niiden taustat sekä mahdolliset pohjaesitykset.

Valmistelutyön lisäksi puoluesihteerin on oltava linkki puheenjohtajiston ja puolueen muun organisaation välillä. Näin ollen hänen tulee olla jatkuvasti tietoinen siitä missä kentällä mennään ja tuottaa tarvittavaa ja tiivistä tietoa tästä puheenjohtajistolle.

3. Organisaation johtaja

Puoluesihteeri on joillain tavoilla rinnastettavissa yrityksen toimitusjohtajaan. Hän on puoluetoimiston esimies ja näin ollen vastuussa työntekijöiden hyvinvoinnista. Hän on vastuussa työpaikan ilmapiiristä ja työn tehokkuudesta. Kun resurssit ovat rajalliset, tulee kaikki työ organisoida tehokkaammalla mahdollisella tavalla, jokaisen työntekijän vahvuuksia hyväksikäyttäen. Kuitenkin niin, että työntekijät viihtyvät työssään ja kokevat olevansa tärkeitä palasia organisaatiossa. Kaikki tämä pätee niin palkattuun henkilöstöön kuin jokaiseen kentällä talkootyötä tekevään. Innostunut ja työstään motivoitunut henkilö on hyvin usein myös työssään tehokkain.

Yhtiön toimitusjohtajasta poiketen puoluesihteeri ei kuitenkaan ole se, joka seisoo valokeilassa. Puoluesihteeri seisoo valokeilan takana, pimeässä. Kuitenkin tarpeeksi lähellä tukemaan puheenjohtajaa tai kuka tahansa siinä seisookin sillä hetkellä.

Puoluesihteerin toimeen kuuluu luonnollisesti myös organisaation taloudesta huolehtiminen. Tämä pitää sisällään niin talouden tehokkaan ja ennakkoon suunnitellun taloudenpidon sekä lakisääteisten velvollisuuksien huolehtimisen. Tärkeänä asiana pidän myös selkeän ja informatiivisen ja tiivistetyn talousraportoinnin puoluejohdolle.

Kaikissa asioissa puoluesihteerin tulee osata käyttää henkilöstömme ammattitaitoa parhaalla mahdollisella tavalla hyväkseen niin, että jokaisen työnkuva on selkeä ja oikein mitoitettu.

Puoluesihteerin tulee olla myös kenttäväen käytettävissä asian sitä vaatiessa. Tämä tarkoittaa sitä, että puoluesihteerin on luotava toimivia väyliä yhteydenpitoon kentän kanssa. Satunnainen soittelu ja viestittely ei riitä, eikä ole tehokasta. Yhteydenpidon pitää olla dokumentoitua ja järjestelmällistä, niin että kentän huolet ja murheet tulevat aidosti kuulluksi ja tarvittaessa viedyksi päätöksentekoon.

4. Yhteistyöverkostojen ylläpitäjä

Missä tahansa organisaatiossa johtavassa asemassa olevalla henkilöllä tulee olla kyky ja halu ylläpitää, parantaa ja lisätä hyviä suhteita puolueen sidosryhmiin. Oli kyseessä sitten muiden puolueiden edustajat, media tai edunvalvontajärjestöt, on organisaation etu, että heihin pidetään ammattimaiset välit ja tarvittaessa luodaan uusia kontakteja. Tätä työtä tulee tehdä tiiviissä yhteistyössä ja -ymmärryksessä muun puoluejohdon kanssa.

”Ammattimaisesti, yhteistyöllä!”